Det lät ju som rimliga samordningsövningar.

Att fråga hur annonseringen ska gå till är väl lite tidigt men inte får väl alla berörda föreningar mm plats i en annons/ pressrelease?

Nej, men en (flera) annons(er) som sedan pekar på lämplig hemsida, där det finns plats för hur detaljerad information som helst kan vara en variant.

Men vi tar hem iden till kaffebordet (där alal viktiga beslut grundas).

Just så! Kom ihåg att det är ert eget engagemang i ert arrangemang som tillsammans med andra blir ett stort arrangemang.